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GCB & EVVC: Hybride Mitgliederversammlung

Veranstaltungsart: Hybrides Event

SwarmWorks Technologie: Cloud

Wir haben am 29.06.2020 gemeinsam mit dem GCB German Convention Bureau e.V. die erste hybride GCB Mitgliederversammlung sowie die im gleichen Setting parallel stattfindende Mitgliederversammlung des Europäischen Verbands der Veranstaltungscentren e.V. (EVVC) interaktiv gestaltet. Das GCB repräsentiert Deutschland als weltweit führende Tagungs- und Kongressdestination, unterstützt seine Mitglieder und Partner bei der internationalen und nationalen Vermarktung ihres Angebotes und fungiert als Impulsgeber der Branche. Im Kontext der Corona-Pandemie entschied sich das GCB, seinen Mitgliedern die Teilnahme an der Mitgliederversammlung sowohl vor Ort in Berlin als auch online in einem Virtual Venue zu ermöglichen.

Im Rahmen der Veranstaltung präsentierte das GCB sein Post-Corona-Recovery-Konzept und die neue Marketingstrategie „At the heart of future events – Meetings made in Germany 2021+“. Zudem wurden zwei neue Mitglieder in den GCB Verwaltungsrat bestellt.

SwarmWorks stellte für die GCB Mitgliederversammlung zwei Wochen vor der Veranstaltung einen digitalen Fragebogen für die Pre-Event Abstimmung zur Verfügung. Es wurden bereits vorab Stimmen der Teilnehmer*innen gesammelt. Die Mitglieder des GCB verfügen über unterschiedliche Stimmzahlen, was in der Entwicklung der Pre-Event Abfragen berücksichtigt wurde.

Ein Teil der Mitglieder war vor Ort in Berlin und konnte mit einem Abstimmungslink seine Stimme abgeben. Das Streaming und die Steuerung des gesamten Events erfolgten ebenfalls von Berlin aus.

Gemeinsam mit der Event-Agentur Proske wurde ein virtuelles Venue errichtet. 200 Teilnehmer*innen der GCB Mitgliederversammlung und 320 Teilnehmer*innen der Mitgliederversammlung des EVVC konnten sich durch dieses Venue innerhalb der digitalen Meeting Rooms navigieren. Über den SwarmWorks Cloud Link, welcher in den Venue integriert wurde, konnten die Teilnehmer*innen die Veranstaltung durch das eingebundene Streaming verfolgen und außerdem über wichtige Themen der Tagesordnung abstimmen.

Damit nur stimmberechtigte Mitglieder abstimmen konnten, wurden vorab Profile mit Benutzernamen und Passwort vergeben. Die Ergebnisse der Abstimmung wurden in Echtzeit sofort zur Verfügung gestellt. Außerdem stand den Teilnehmer*innen ein Q&A-Kanal zur Verfügung, um jederzeit Fragen stellen zu können, welche im Anschluss im Plenum beantwortet wurden.

Jede*r Teilnehmer*in wurde interaktiv in das Event eingebunden und konnte seine*ihre Stimme abgeben.

Standortunabhängig war jede*r ein Teil des Events!

Matthias Schultze

Managing Director, GCB German Convention Bureau e.V.

Mit der hybriden Mitgliederversammlung sind wir auf die unterschiedlichen Bedürfnisse unserer Mitglieder im ‚New Now‘ eingegangen. Sie konnten entsprechend ihrer persönlichen Präferenzen wählen, ob sie virtuell oder persönlich teilnehmen wollen. Gefragt ist in Zukunft nicht mehr nur eine einzige, monolithische Delegate Journey, sondern das gleichzeitige Angebot von analogen, hybriden und digitalen Formaten. Einen wichtigen Beitrag zum Erfolg des hybriden Events leisteten die einfachen und sicheren Abstimmungsprozesse im Rahmen der Mitgliederversammlung – sowohl für die virtuell als auch für die persönlich Anwesenden.