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Der DB Personalservice, Shared-Service-Dienstleister der Deutschen Bahn, setzt bei seinem 2-tägigen interaktiven Workshop „Großes Praktiker-Forum“ auf schwarmintelligente Vernetzung. Unter dem Motto „Gemeinsam Zukunft gestalten“ wurden die 450 Teilnehmer aufgefordert, aktiv den Ablauf der Veranstaltung mitzugestalten.
Schon beim Auftakt des Forums setzte die DB mithilfe von SwarmWorks bewusst darauf, alle Teilnehmer individuell einzubinden. Gleich beim Eintreten in den Veranstaltungssaal wurden die Gäste aufgefordert, mit den bereitliegenden iPads ein Foto von sich zu machen. Dieses Selfie ist dann sogleich in Echtzeit auf die Leinwand projiziert und zu verschiedenen Mosaiken zusammengeführt worden. Durch diese spielerische Präsentation des gesamten Teams wurden spontane Unterhaltungen angestoßen und ein erstes angenehmes Wir-Gefühl erzeugt.
Gleichzeitig wurden die Teilnehmer aufgefordert, einige persönliche Fragen wie z.B. zu ihrem ersten Tag bei der DB, zu ihrem Wochenende, ihrer wundersamsten Erfahrung im DB Personalservice und die Wünsche für die Zukunft auf dem iPad zu beantworten. Auf Basis der gegeben Antworten konnten mit Digital iPads bildhafte Darstellungen zu den Synergien zwischen den Teilnehmern kreiert werden.
Neben dem Spaßfaktor half die aktive Einbindung den Teilnehmern, sich gegenseitig besser kennenzulernen und den Austausch zu fördern. In den darauffolgenden parallel stattfindenden Workshops konnten die Mitarbeiter in Arbeitsergebnisse verschiedener Projektteams eintauchen und neue Ansätze und Ideen diskutieren ihr Feedback und Fragen zu den Workshops konnten sie im Anschluss in die zu Verfügung stehenden iPads eingeben. Außerdem hatten die Teilnehmer während der gesamten Veranstaltung Zeit, an eigens dafür eingerichteten Q&A-Stationen Fragen zu stellen oder Kommentare zu hinterlassen. Dank eines Bewertungsmechanismus konnten die Referenten und das Moderationsteam sofort erkennen, welche Fragen besonders vielen Teilnehmern wichtig waren. Die wichtigsten Fragen der Teilnehmer konnten so direkt beantwortet werden.
Die Teilnehmer und Gastgeber waren von der kreativen und kurzweiligen Einbindung durch Digital iPads von SwarmWorks begeistert. Denn: So hatten sie die Möglichkeit, Brücken zu bauen, ihr Wissen zu teilen und zu vermehren und es in den weiteren Verlauf der Veranstaltung einzubringen.
Digitalisierung ist unser großes Thema, unsere Herausforderung. Was könnte da besser sein, als eine Veranstaltung mit 450 Mitarbeitern auch in einen digitalen Rahmen einzubetten? Die Mitarbeiter von SwarmWorks waren schon im Planungsstadium für uns eine tolle Unterstützung und stets mit einem Rat an unserer Seite, wenn es um die interaktive Einbindung der Teilnehmer ging. Wir konnten in der Veranstaltung erleben, wie durch den Einsatz der Technik von Anfang an ein Gemeinschaftsgefühl entstehen konnte. Die Möglichkeit, über den Einsatz von SwarmWorks direkt an Meinungen und Einschätzungen heranzukommen, war für uns sehr wertvoll und hat sich voll ausgezahlt: Die Teilnehmer waren alle sehr zufrieden.